ISI-Pol – ist das ERP-System für die öffentliche Verwaltung. ISI-Pol ist die optimale Lösung zur Beschaffung, Lagerung und Verteilung von Waren in öffentlichen Organisationen.
ISI-Pol hat seine Bewährungsprobe Ende der 90er Jahre bestanden. Durch den Einsatz bei den Logistikzentren der Polizei in Baden-Württemberg, Niedersachsen und Hessen sowie bei der Bundespolizei wurde ISI-Pol modernisiert, erweitert und ständig neuen Anforderungen aus der Praxis angepasst.
ISI-Pol ist ein Warenwirtschaftssystem, das alle Funktionen für die Beschaffung, Lagerung, Lieferung und lieferanten- und kundenseitige Abrechnung für Waren und Dienstleistungen bietet.
ISI-Pol hat folgende Kernfunktionen:
ISI-Pol bietet die Möglichkeit, für Beschäftigte ein Bekleidungskonto einzurichten. Die Lieferung von Waren wird über das Konto oder gegen Rechnung abgerechnet. Für Dienststellen kann ein Budget eingerichtet werden. Die Abrechnung von Lieferungen erfolgt über Budget oder gegen Rechnung. Für Beschäftigte und Dienststellen können Bezugsberechtigungen für Produktkataloge und Artikel eingerichtet werden.
Öffentliche Auftraggebern führe Beschaffungen nach den gesetzlichen Regeln zur Vergabe von Aufträgen durch. ISI-Pol unterstützt dies und bietet die Möglichkeit, Mehrjahres- und Rahmenverträge zu verwalten.
Die Lieferung kundenspezifischer Artikel (Polizeiuniform) ist problematisch, da Stoffbeschaffung und Konfektion bis zu 6 Monaten dauern kann. Unter diesen Umständen würde eine Bestellung eine Lieferzeit von 6 Monaten haben. Um einen kontinuierlichen Beschaffungs- und Lieferungsprozess insbesondere für kundenspezifische Artikel zu kreieren, bietet ISI-Pol das Konzept des Produktionsauftrags an.
Im Rahmen eines Mehrjahresvertrags wird ein Produktionsauftrag für den Lieferanten erzeugt. Auf Basis des erteilten Auftrags werden einzelne Bestellabrufe getätigt. Der Lieferant produziert die Ware in sinnvollen Losgrößen und lagert die Ware ein. Die Bestellabrufe können nun kurzfristig geliefert werden. Bevor der Lagerbestand zur Neige geht, wird rechtzeitig ein neuer Produktionsauftrag ausgelöst.
Die Abrechnung der gelieferten Güter kann klassisch durch manuelle Bearbeitung der Lieferantenrechnung erfolgen. Das Zusatzmodul ISI-Kred-Cockpit ist in der Lage Rechnungen (analog oder digital) automatisch zu prüfen, freizugeben und zu archivieren. Das Modul unterstützt Formate wie X-Rechnung oder ZUGFeRD aber auch OCR-Methoden zur Verarbeitung analoger Rechnungen (Papier oder PDF).
ISI-Pol deckt das komplette Spektrum der Lagerlogistik ab. Dazu gehören u.a. die Verwaltung von Lagern, Lagerplätzen, Lagerbuchungskreise, Lagerzonen oder Lagerkapazitäten. Es können Wareneingänge mit oder ohne zugrunde liegende Bestellungen gebucht werden. Die Avisen von Wareneingängen werden im Lieferavis-Monitor effizient verarbeitet. QS-Prozesse und Einräum-Prozesse sind darin integriert.
Es können Kommissionier-Lager eingerichtet werden, die rechtzeitig automatisch veranlassten Nachfüllung aus den Reservebereichen aufgefüllt werden. Kundenaufträge können nach unterschiedlichen Strategien disponiert werden. Die Kommissionierung der Lieferscheine kann aus Lagerzonen erfolgen und ist wegeoptimiert.
Kommissioniert wird mit Picklisten (Papier) oder digital (Handgeräte, Tablets). Beim Verpacken erfolgt die 4-Augenkontrolle der zu liefernden Waren. Dafür sorgen moderne Technik und strukturierte Abläufe für eine geringe Fehlerquote.
Die Inventur kann als Stichtagsinventur oder als permanente Inventur durchgeführt werden.
Das optional verfügbare ISI-DLA (Digitale Lager Anwendungen) unterstützt alle Lagerprozesse mobil und digital über Handheld-Computer oder Tablets.
ISI-Pol enthält eine durchgängige und vollumfängliche Verwaltung von Lieferantenbestellungen und Kundenaufträgen. Unser größter Kunde wickelt ein jährliches Volumen von rund 200 Millionen Euro ab. Dabei haben die Kunden die Wahl aus mehr als 100.000 Artikeln und Dienstleistungen.
Mehr als 95 % aller Aufträge werden im ISI-eShop erfasst. Die Warenkörbe werden von ISI-Pol nach Logistikartikel und zu bestellende Direktlieferungsartikel getrennt. Die Logistikartikel werden im eigenen Lager kommissioniert, versandt und abgerechnet. Die Direktlieferungsartikel werden automatisiert bei den Vertragslieferanten bestellt und gehen von dort direkt zum Kunden. ISI-Pol verarbeitet die Direktlieferungen weitestgehend automatisch. Das gilt auch für die Rechnungen an die Kunden.
Weitere optionale Module von ISI-Pol ergänzen bei Bedarf das Leistungsspektrum unserer Software in idealer Weise.
Der ISI-eShop ist eine mit ISI-Pol vollständig integrierte Web-Anwendung. Die derzeit größte Installation bedient 120.000 Benutzer und rund 5.000 Dienststellen in ganz Deutschland. Es stehen mehr als 100.000 Artikel zur Auswahl. Das jährliche Bestellvolumen beträgt rund 200 Millionen Euro.
Das Design der Anwendung erlaubt viele parallele Shops gleichzeitig. So können unterschiedliche Kundengruppen wie Polizei, Justiz oder Forst für verschiedene Bundesländer (z.B. Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hamburg, Bayern und Thüringen) einen eigenen eShop betreiben, der mit der jeweiligen „Marke“ gebrandet ist und auch einen eigenen Inhalt hat.
In jedem eShop können beliebig viele Produktkataloge verwaltet werden. Für jeden Benutzer kann über ein Berechtigungssystem eingestellt werden, was er sehen und kaufen darf.
Artikel wie z.B. Fahrzeuge oder Büromöbel können konfiguriert werden. Jeder Artikel kann mit Texten, verschiedenen Bildern oder sonstigem Rich-Content dargestellt werden. Die Übernahme solcher Daten z.B. im BMEcat-Format ist natürlich möglich. Die Besteller haben auch die Möglichkeit, Nicht-Standardartikel mittels Freitext anzufragen oder zu bestellen.
Für Personen-Benutzer gibt es drei Auftragsarten: Bestellung über Bekleidungskonto, Bestellung über Bekleidungskonto und Zuzahlung und Bestellung gegen Rechnung.
Der eShop zeigt dem Besteller den jeweiligen Status seiner laufenden Aufträge an. Es steht dem Benutzer wird ein komplettes Auftragsarchiv zur Verfügung.
Um die Retourenquote zu senken, werden persönliche Profile mit den zuletzt bezogenen Konfektionsgrößen angelegt. Falls der Besteller eine Größe wählt, die sehr von der zuletzt bestellten Größe abweicht, wird er darauf hingewiesen.
Falls ein Besteller Waren zurückschicken möchte, kann er dies über den ISI-eShop initiieren. Er wählt dazu die Waren aus, die nicht passen oder die beschädigt sind. Er erhält nun eine RMA-Nr und hat die Möglichkeit, Rücklieferschein und Versandetiketten zu drucken. Der Shop-Betreiber kann im ISI-Pol-System sehen, welche Waren im Rücklauf sind.
ISI-DLA ist ein optionales ISI-Pol-Modul, mit dem man alle Lagerfunktionen mobil und digital durchzuführen kann. Der Vorteil von ISI-DLA ist die papierlose einfache Handhabung aller relevanten Lagerprozesse. Die Mitarbeiter benutzen Tablets oder Handheld-Computer. Sie erhalten Ihre Aufträge auf ihre Geräte, führen Sie aus und melden sie zurück.
ISI-DLA besteht aus den Komponenten ISI-DLA-Auftragsmonitor und ISI-DLA-Apps. Die Kommunikation zwischen dem ISI-DLA-Monitor und den mobilen Geräten kann entweder über WLAN oder kabelgebunden mit Ethernet Dockingstationen erfolgen.
In allen Fällen sorgen die ISI-DLA-Webservices für einen stabilen Datenaustausch zwischen ISI-Pol und den mobilen Geräten. Die Lageraufträge können nur im verbundenen Modus auf die mobilen Geräte geladen werden. Dann ist auch möglich, die Lagerbuchungen an ISI-Pol zurückzumelden. Dies erfolgt immer dann automatisch, wenn eine Verbindung zu ISI-Pol existiert.
Existiert keine Verbindung zu ISI-Pol kann mit ISI-DLA dennoch ohne Einschränkung gearbeitet werden, da alle für die Arbeit relevanten Daten auf dem mobilen Gerät gespeichert sind. Die Daten bleiben auch bei Stromverlust erhalten.
Mit Hilfe von ISI-DLA können u.a. folgende Lagerprozesse durchgeführt werden:
Gesteuert werden alle Prozesse mit dem ISI-DLA-Monitor. Aufträge werden manuell angelegt oder entstehen durch Buchungsprozesse in ISI-Pol. Die Aufträge können priorisiert werden. Es können Auftragspools z.B. für Wareneingang gebildet werden. Einzelnen Mitarbeitern und/oder mobilen Geräte können Aufträge oder Auftragspools zugeordnet werden. Wer soll/darf welche Aufträge ausführen?
Die Lagerdisponenten haben die volle Kontrolle und Übersicht über die Aufgaben, die in ihrem Bereich auszuführen sind.
Das ISI-Pol-Modul ISI-BPL verbessert die Ermittlung und Planung des Bedarfs, optimiert Bestellmenge und Bestellzeitpunkt und sorgt so für optimierte Lagerbestände.
Es ermittelt durch Analyse der vergangenen Verkaufszahlen den Bedarf für alle Artikel. Das können Artikel mit oder ohne Konfektionsgrößen sein. Aus dem ermittelten Bruttobedarf wird unter Berücksichtigung von Lagerbeständen, vom Auftragsbestand und noch laufenden Bestellungen der Nettobedarf je Artikel und Konfektionsgröße ermittelt.
Für jedes Kleidungsstück wird vom System ein Größenprofil erstellt. Die Grafik zeigt das Profil einer Damenbluse.
Artikel können auch ein Saisonprofil haben. Das heißt, dass der Abverkauf der einzelnen Monate einem Muster folgt und der Absatz im Jahresverlauf sehr unterschiedlich ist.
Der Lösungsansatz von ISI-BPL besteht darin, mithilfe der Analyse der Verkaufszahlen optimierte Bestellungen zu errechnen. Optimiert wird die Bestellmenge je Konfektionsgröße, aber auch der richtige Bestellzeitpunkt. Diese ist natürlich abhängig von der Beschaffungsart und -dauer, die je Artikel sehr unterschiedlich sein kann.
Es können Mehrjahresverträge z.B. über drei Jahre verwaltet werden. Bei kundenspezifischen Artikeln (Polizeiuniform) können auch Produktionsaufträge erteilt werden. ISI-BPL bietet das perfekte Instrumentarium für eine kontinuierliche Beschaffung von Bekleidungsartikeln.
ISI-BPL verarbeitet alle bestell- und bestandsrelevanten Daten täglich und erzeugt in Form von Meldelisten oder Warnnachrichten folgende Hinweise:
ISI-BPL errechnet täglich wie viele Tage der derzeitige Bestand je Artikel und Konfektionsgröße ausreicht. Dabei werden nicht nur der Lagerbestand, sondern auch der Auftragsrückstand und die noch laufenden Bestellungen berücksichtigt.
Der Abbau der Lagerbestände kann in Form einer Simulation visualisiert werden.
ISI-BPL bietet die Möglichkeit, Bestellvorschläge oder gleich Bestellung automatisch zu erzeugen. In beiden Fällen wird eine optimierte Bestellung berechnet, die jedoch vom Besteller geändert oder unverändert bestätigt und damit bestellt werden kann. Sofern Mehrjahresverträge mit Vertragslieferanten vorliegen, können optional Bestellungen erzeugt und versendet werden.
Für den Fall, dass eine neue Ausschreibung initiiert werden muss, hat der Beschaffer zwei Fragen:
Das ISI-BPL-Teilmodul macht das möglich. Natürlich vorausgesetzt einige wichtige Informationen über die Entwicklung des künftigen Bedarfs liegen vor. ISI-BPL berücksichtigt dabei vorhandene Lagerbestände, Restlaufzeiten alter Verträge und noch mögliche Restabrufmengen der alten Verträge und vieles mehr.
ISI-Kred-Cockpit ist ein vollintegriertes ISI-Pol Modul zur automatischen Prüfung, Freigabe und Archivierung von eingehenden Kreditorenrechnungen. Das Programm verarbeitet:
Mithilfe einer intelligenten und selbstlernenden OCR-Komponente werden nicht-digitale Papier- und PDF-Rechnungen mit einer hohen Erfolgs-Wahrscheinlichkeit nachträglich digitalisiert.
ISI-Pol verwendet die digitalen Informationen, um die eingegangenen Rechnungsdaten mit den in ISI-Pol gespeicherten Bestelldaten abzugleichen. Durch eine Reihe von Prüfkriterien (z.B. eindeutige Rechnungs-Nr.) werden eingehende Rechnungen vollautomatisch geprüft und bewertet.
In vielen Fällen kann die sachliche und rechnerische Richtigkeit einer Rechnung bestätigt werden. Dort wo das nicht gelingt, wird die Rechnung manuell korrigiert und abgeglichen. Über ein Signaturpad können Rechnungen vom Rechnungsprüfer elektronisch unterschrieben und damit zur weiteren Verarbeitung freigegeben werden.
Die bearbeiteten Rechnungen werden ohne Zutun des Anwenders verschlagwortet und in einem elektronischen Archiv - bei Bedarf auch revisionssicher – gespeichert.
Je nach Beleg-Art (Lagerlieferung, Direktlieferung, Kostenrechnung kann der Beleg zur weiteren Prüfung bestimmten Mitarbeitern zugeordnet und über einen digitalen Workflow weitergeleitet werden.
Es kann eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung aktiviert werden. Dadurch ist es möglich, geprüfte und freigegebene Kreditorenrechnungen entsprechend ihrer Skontofälligkeit bzw. Zahlungsfrist rechtzeitig in die Zahlungsvorschlagslisten zu übertragen.
Die besonderen Vorteile von ISI-Kred-Cockpit sind die vollautomatische Prüfung und Archivierung von Eingangsrechnungen in 90 bis 95 % aller Fälle. Der manuelle Aufwand der Kreditorenbuchalter wird auf ein Minimum gesenkt. Es kann deutlich mehr Skontoertrag erzielt werden.
Das Modul eignet sich gerade dann, wenn aufgrund der räumlichen Trennung von Einkäufern und Finanzbuchhaltung ein elektronischer Workflow implementiert werden kann, der den gesamten Prozess automatisiert und beschleunigt.
Das Logistik Zentrum Niedersachsen hat auch durch den Einsatz unserer Software ISI-Kred-Cockpit eine Auszeichnung für moderne Verwaltung erhalten.
Das Modul ISI-WGV verwaltet für Waffen und Geräte alle Vorgänge von der Anlieferung durch den Lieferanten über die Verwendung und Instandhaltung bis hin zur Entsorgung bzw. Vernichtung. Dabei können die Beschaffenheit der Waffen und Geräte sowie der Veränderungen dokumentiert werden. Zusätzlich können z.B. Handbücher, Reparatur- oder Prüfanweisungen, Fotos oder Reparaturberichte in dem Modul verwaltet werden. ISI-WGV gibt jederzeit Auskunft über den Status der Geräte, seinen Standort oder derzeitigen Besitzer.
Mit ISI-WGV wird jeder Gerätetyp als Artikel angelegt, z.B. die Waffe Heckler & Koch P30 V2. Jedes konkrete Exemplar eines Gerätetyps wird eindeutig über dessen Serien- und Anlagen-Nummern identifiziert und in ISI-WGV mit seiner gesamten Historie geführt.
Zusätzlich können für alle Geräte sogenannte Geräteakten geführt werden, in denen diverse weitere technische Merkmale enthalten sind. Zudem können Z.B. Stücklisten, Ersatzteillisten und andere Dokumente je Gerätetyp und/oder Serien-Nr verwaltet werden. Alle Dokumente sind in der Datenbank von ISI-WGV gespeichert und damit für alle berechtigten Benutzer standortunabhängig stets aktuell verfügbar.
Ein Gerät kann in seinem Lebenslauf beliebige Besitzer haben. Dazu zählen Personen, Dienststellen oder auch Lager und Werkstätten. Jeder Besitzerwechsel wird in dem Lebenslauf der Waffe bzw. des Gerätes minutiös protokolliert.
Für Waffen ist es Usus, halbjährlich eine Vollzähligkeitskontrolle durchzuführen. Auch diese Prozedur wird mit ISI-WGV dezentral geplant, durchgeführt und protokolliert.
Waffen und Geräte müssen regelmäßig auf ihre Funktionsfähigkeit überprüft werden. Die Prüfzyklen sowie die Prüfkriterien werden von ISI-WGV je Gerätetyp verwaltet. Das Programm erlaubt die systematische und dezentral organisierte Durchführung der Prüfungen. Die Ergebnisse der Prüfung finden sich ebenfalls im Lebenslauf des Gerätes wieder.
Zeigt ein Gerät Fehlfunktionen, wird es instandgesetzt. Es gibt eine Sofortreparatur mit oder ohne Verwendung von Ersatzteilen. Für aufwendigere Instandsetzungen kann auch ein Reparaturauftrag angelegt werden, in dem der Zeit- und Materialaufwand erfasst wird. Falls es Prüfzertifikate gibt, können diese im Lebenslauf gespeichert werden.
Sofern ein Gerät nicht mehr repariert oder benutzt werden kann, wird es zunächst ausgesondert und dann vernichtet oder verwertet. Auch dieser Sachverhalt findet sich im Lebenslauf wieder.
Der Lebenslauf ist in ISI-WGV das zentrale Protokoll für alle Waffen und Geräte. Hier ist jeder Vorgang (Besitzwechsel, Revision, Instandhaltung, usw.) mit einem Datum und weiteren Informationen aufgeführt.
ISI-WGV hat ein hierarchisch aufgebautes Berechtigungssystem. Es erlaubt damit z.B. der Polizei Zugriffe landesweit nach Präsidien, Direktionen oder Revieren zu definieren. Jeder ISI-WGV Benutzer erhält einen oder mehrere Zugriffsschlüssel. Ein Benutzer Kann nur Waffen und Geräte verwalten, für die er vom Administrator einen Zugriffsschlüssel erhalten hat. Die Verwendung dieses Zugriffsschlüssel-Systems ist jedoch optional. Sie kann auch einfach deaktiviert werden.
Die öffentliche Verwaltung arbeitet mit einer Vielzahl von Dokumenten. Um die Geschäftsprozesse nachvollziehbar und effizient abwickeln zu können, werden ERP- oder Verwaltungssysteme wie ISI-Pol eingesetzt.
In einer zunehmend digitalen Geschäftswelt ist es daher unabdingbar, geschäftliche Dokumente voll in die ERP-Systeme zu integrieren. Da ein klarer Trend zu rein digitalen Dokumenten zu sehen ist, wird die nahtlose Integration der zwei Welten immer wichtiger.
Die Business Solution ELO Public Sector ist die elektronische Akte von ELO. Sie ist auf die Bedürfnisse von Behörden ausgelegt. Mit der E-Akte steigern Sie Ihre Effizienz in der Verwaltung. Gleichzeitig erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen gemäß dem E-Government-Gesetz.
ISI-Pol erlaubt in vielen seiner Programme, Dokumente und Bilder vorgangsbezogen zu speichern. So können z.B. Reparaturbelege bei Serviceaufträgen oder Fotos bei Reklamationen hinterlegt werden. Das ist in vielen Fällen hilfreich und vorteilhaft.
Elementare Geschäftsbelege jedoch z.B. Rechnungen oder Bestellungen werden in dem modernen Dokumentenmanagementsystem ELO ECM der Firma ELO Digital GmbH verwaltet. Das Enterprise Content Management System von ELO stellt alle Geschäftsdokumente zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung. Es ist eine technologisch führende Software, die alle Prozesse vollintegriert mit ISI-Pol digital und optimiert unterstützen kann. ORGA-SOFT Backnang ist seit 20 Jahren ELO-Partner.
ORGA-SOFT ist zertifizierter
Business Partner von ELO.
Gleichzeitig ist ELO ECM ein sicherer Ort für Ihre Daten und Dokumente. Ein Benutzer- und Rechtesystem gibt nur dem berechtigten Benutzer den erforderlichen Zugriff auf Dokumente.
ISI-Pol ist für viele Bereiche der Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen interessant. So wird bzw. kann ISI-Pol eingesetzt werden:
Aber auch privatwirtschaftliche Unternehmen können ISI-Pol im Bereich der Berufs- und Schutzbekleidung sowie der Ausrüstung von Beschäftigten einsetzen.
